全国的な緊急事態宣言の解除後も、在宅ワークを続けている人は多いのではないでしょうか？ しかし、自宅でPCばかり使っていると気が滅入ってしまいそう。そんなときの強い味方がスマホです。アプリをうまく使えばPCと同様の働きをさせることも十分に可能。そんな新しい仕事術を紹介しましょう。
※こちらの記事は「GetNavi」 2020年7月号に掲載された記事を再編集したものです。
※記事中の価格はすべて2020年5月24日現在のものです。
私が解説します！
テクニカルライター
湯浅顕人さん
PC＆AVに通じるライター。紙に記録するのが好きではないので、ほとんどの作業をスマホやPC上で行なっています。
機動力と携帯性を生かしてPCより快適な作業環境を
スマホの「画面が小さい」、「長文入力しづらい」といった部分は、PCに比べると不利。反面、「機動力」というメリットもあります。
例えば、ビデオ会議では、端末を動かすことで商品などを映すことができます。これはPC内蔵のカメラでは難しいことです。また、自宅では子どもが映り込まないように、あちこち移動しなければならないことがあります。その点、スマホなら、ベランダや寝室などでも作業しやすいですね。そして常に携帯できるため、スケジュールやタスクリストなどの通知を見逃しにくいのも利点です。
ここでは、そんなスマホならではの活用術を紹介します。積極的に仕事へスマホを導入してみましょう。
対面より効率の良いビデオ会議アプリ
ネット経由で動画・音声・文字を利用したコミュニケーションが行えるビデオ会議。遠隔地からも出席できて予定を調整しやすいほか、議事録の保存や資料の共有なども可能です。実は、対面会議よりメリットは多いのです。
【コレが最強】居場所を気にすることなくスマホで会議に参加できる！
Zoom Video
CommunicationsZoom
無料（有料プランあり）
ビデオ会議サービス「Zoom」を利用できるアプリ。ミーティングIDとパスワードさえ知っていれば、アカウントやアプリなしでも参加できます。最大1000人（画面上は最大49人）を表示して、ビデオ会議が可能です。
PC版とスマホ版の違いは？
Zoom Cloud Meetings
無料
一番の違いは画面のサイズ。PC版は多数の参加者で画面が細かく分割されても顔を確認しやすく、ホワイトボードも見やすいのが特徴。外付けカメラやマイクで、高画質・高音質化も可能です。ただし、SMSへの告知ボタンがなく、IDとパスワードは自分で通知する必要があります。
有料と無料の差は？
| プラン名 | 月額 | 必要契約ユーザー数 | クラウド保存 | 備考 |
| 基本 | 無料 | – | × | |
| プロ | 2000円 | 1名〜 | 〇 | クラウドは１ユーザー１GB |
| ビジネス | 2700円 | 10〜49名 | 〇 | 管理機能やシングルサインオンが利用可能 |
| 企業 | 2700円 | 50名以上 | 〇 | すべての機能＋クラウド無制限 |
有料のプランは3種類
有料プランでは会議時間の制限が延長または無制限になるのが最大のメリット。また、上位プランほど参加可能な人数が多く、各ユーザーの貢献度分析や権限割当てなど、使える機能も増えていきます。
アプリ版Zoomは通信量の少なさが魅力
動画通話でライバルのSkypeと比較すると、通信量の差は歴然。Skypeとは6倍以上の開きがあり、6時間以上動画通話してもSkypeの1時間分で済みます。Wi-Fiのない環境でもパケットを節約できます。
SkypeとZoomの通信量比較
アプリ版Zoomならカメラを切り替えてプレゼンができる
相手に商品サンプルや風景などを見せたいとき、アプリ版Zoomであれば、スマホの背面カメラを利用可能。自撮りカメラと違って、画面を確認しながら撮れて画質も良好です。手元の図面をちょっと見せたいけど「ホワイトボード共有」を起動するほどでもない、といった場面でも便利です。
プロがすすめるZoom活用Tips
Zoomは単なるビデオ通話アプリではなく、「会議」に特化した機能を豊富に持っています。これらの機能を使いこなせば、「仕方なく」ではなく「むしろ実際に顔を合わせるより便利」ということがわかるはず。そうした活用術をいくつか紹介しましょう。
【その1】会議日をカレンダーアプリに入れれば全自動で会議が開始
「スケジュール」機能で予定を登録しておけば、その時間に自動で会議を始められます。メンバーに予定を送信し、ホストの入室前に参加していてもらうことも可能です。予定は、GoogleカレンダーやOutlookなどにも登録できるのが便利。
【その2】参加メンバーが固定ならボタン1つで会議を開ける
定例会など、「いつも同じメンバーで会議をしている」ことも多いでしょう。そのような場合は、その会議のミーティングIDとパスワードを固定しておけばOK。参加時は履歴から選択してタップするだけで会議を開くことができます。
【その3】ホワイトボード機能を使えば議事メモを共有できる
口頭では伝わりづらいことを説明したり、皆でアイデアを出し合ったりしたいときに便利なのがホワイトボード機能。線やボックス、テキストなどを誰でも書いたり消したりでき、ファイルとして保存しておくことも可能です。
【その4】ほかの参加者をホストにして会議を途中で抜けられる
会議を開始した人は「ホスト」となり、様々な機能が使えます。しかし、ホストが会議を抜けると、ほかに参加者がいてもミーティングが終了してしまいます。ホストが会議を抜けたい場合は、ほかの人をホストとして設定しなおしましょう。
【その5】スマホの容量不足でもクラウドに音声を保存できる（※）
会議の動画とチャットは、ホストまたは承認されたメンバーなら、記録してPC内にファイルとして保存できます。有料ユーザーは、専用のクラウドに保存することも可能。容量は1GBからで、有料で拡張することもできます。
※：有料版のみ
【その6】終了時間を設定すれば会議を効率良く進められる
Zoomでは会議の終了時間をあらかじめ設定しておけます。終了時間を決めておけば、出すべき結論に向かって効率良く議論が進むようになるし、参加者もほかのスケジュールを入れておきやすくなります。議題に応じて事前に設定しておきましょう。
ビデオ会議アプリはコレも便利
知名度や普及率の高い会議アプリはほかにもある
Zoomのほかにも、ビデオ会議アプリは数多く存在します。ここで紹介する2本は、どちらもマイクロソフトが提供するアプリ。安心感があり、1日あたりの利用者は4000万人以上と普及率も高くなっています。
マイクロソフトTeams
無料（有料プランあり）
「Office 365」を構成するアプリのひとつ。Word／Excel／PowerPointなど、同社のOfficeアプリとの連携性が高く、「会議をしながら参加者でファイルを編集する」といった作業が可能です。
マイクロソフトSkype
無料（有料プランあり）
Windows 10にプリインストールされているビデオチャットアプリ。スマホやMac、ブラウザからでも使えます。「退席中」「応答不可」といった状態を常に相互で確認できるのが特徴です。
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