ビジネス
ワード活用術
2018/6/26 19:30

ワードを使ってメールを送る!? 入力の手間とミスを減らせて地味に便利

内容が微妙に異なるメールを複数人に個別に送信する際、宛先と内容を一通ずつ入力するのは手間がかかり、指定ミスの原因にもなります。例えば、面接の案内状を、宛先と集合時間を変えて複数人に送るといった場合です。そんなときは、ワードの電子メールメッセージ機能を利用しましょう。差し込み印刷と同様、エクセルで名前と集合時間の一覧表を作り、ワードでメール本文に挿入する項目を指定して送信できます。送信する前にプレビューでチェックできるのも便利です。

↑ワードの電子メールメッセージ機能を使うと、差し込み印刷と同様、宛先と面接時間を自動で入力したメールを送信できます

 

エクセルで差し込み用のデータファイルを準備する

お知らせメールに差し込むデータをまとめた一覧表は、エクセルで作成します。表の先頭行に項目名を入力するのがポイントです。「面接者名簿」などと表のタイトルを先頭行に入れると、ワードで項目名を指定できなくなります。

↑差し込み用のデータファイルはエクセルで作成します。1行目には項目名を入力します。「面接者名簿」などタイトルは入力しないように注意しましょう。備考など差し込まない項目があってもかまいません

 

ワードでメール本文に氏名となどを差し込み「印刷」をする

ワードで元になる案内状を作成し、氏名と集合時間を入力したい場所にスペースを設けます。この場所には、データファイルの項目(差し込みフィールド)を挿入します。差し込み結果のプレビューでメール本文を確認したら送信します。

↑メール本文には、氏名と集合時間を入力するスペースを設けます

 

↑「差し込み印刷」タブ → 「差し込み印刷の開始」ボタン → 「電子メールメッセージ」をクリックします

 

表示がWebレイアウトに変わります。

↑「差し込み文書」タブで「宛先の選択」ボタンをクリックし、「既存のリストを使用」を選択します

 

「データファイルの選択」画面が表示されます。

↑エクセルで作成したデータファイルを選択し、「開く」ボタンをクリックします

 

「テーブルの選択」画面が表示されます。

↑メール送信に使用する表のあるシート(ここではSheet1)を選択し、「先頭行をタイトル行として使用する」のチェックを確認します。最後に「OK」ボタンをクリックします

 

差し込み用のデータファイルが指定されます。次に、氏名を差し込む指定をします。

↑氏名を差し込む場所に|(カーソル)を移動します

 

↑「差し込み文書」タブで「差し込みフィールドの挿入」の「▼」ボタンをクリックし、「氏名」を選択します

 

「氏名」(差し込みフィールド)が挿入されます。同じ手順で「集合時間」を挿入します。

↑「氏名」と「集合時間」の差し込みフィールドが挿入されます

 

今度は、氏名と集合時間の差し込み結果(メール本文)を確認します。

↑「差し込み文書」タブの「結果のプレビュー」ボタンをクリックします

 

1件目のデータを差し込んだメール本文が表示されます。

↑1件目のメール本文が表示されます。「次のレコード」ボタン、「前のレコード」ボタンをクリックしてほかのメールも確認します。元の表示に戻す場合は、「結果のプレビュー」ボタンをクリックします

 

メールの内容を確認したら送信します。

↑「差し込み文書」タブで「完了と差し込み」ボタンをクリックし、「電子メールメッセージの送信」を選択します

 

「電子メールに差し込み」画面が表示されます。

↑「宛先」で「メールアドレス」を選択して、「件名」にメールの件名を入力します。「メール形式」では「書式なし」を選択し、「OK」ボタンをクリックします

 

メールが送信されます。Outlookでメール送信の確認メッセージが表示されたら、「許可」ボタンをクリックします。

 

ビジネスでは、同じ内容で宛先だけが異なるメールはよく送信します。ぜひマスターして利用しましょう。

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