ビジネスマンであれば「ビジネスマナー」というものはしっかりとおさえておきたいところ。しかし、仕事中のマナーは相手によって臨機応変に対応をしなければいけないほか、時代によって移り変わる部分もあるので、完全にマスターするのは難しいものです。
そこで、超基本のビジネスマナーを「メール編」と「電話編」と「名刺交換編」の3つに分け、今回は“おさえておけば間違いないビジネスマナー”の「メール編」ご紹介します。
【再確認１】適度な改行で、文字がつながりすぎないように
まずメールを作成する際に心掛けておきたいのは「見やすいメール」にすることです。
一桁で何文字入るかはメーラーなどで違いが出てきますが、一桁につなげる文字数を多くしすぎず、上手く改行を使って相手に伝わりやすいメールにしましょう。
【再確認２】半角カタカナや機種依存文字、装飾を加えたメールはNG
ビジネスでのメールを行う際、相手に良く捉えられないのが半角カタカナや機種依存文字です。文字化けはもってのほか、半角カタカナは見づらさや真面目さに欠ける印象を与えてしまうので控えましょう。
最近ではビジネスシーンでも絵文字や装飾を使う人がチラホラ見受けられますが、やはりこれらはプライベートのみに留めておきましょう。
【再確認３】TO、CC、BCCの使いわけ
この使い分けができなければ業種によっては大問題に発展する可能性があり、必ずおさえておきたいのがTO、CC、BCCです。
特に一斉送信を行う際にすべてTOで送ってしまっては一斉に送ったアドレスが相手方にすべて表示されるので細心の注意を払わなければいけません。
一斉送信の相手を全て隠す場合はBCCを、TOの人にも送った旨を伝えたい場合はCCを使用しましょう。
【再確認４】「Re:」は同じ要件であれば消さなくてもOK
返信をする際に「Re:」のマークを消す癖が付いているという人も多いかもしれませんが、メーラーによっては「Re:」を消してしまうと別のスレッドにメールが行ってしまうため見づらくなることがあります。
同じ要件での返信であれば文字を消さずに返信しましょう。
【再確認５】件名を見て要件をすぐにイメージできるメール構成を
メールを送信する際は先程の半角カタカナや機種依存文字、装飾を控えるほか、メール全体の構図を確認して相手に伝わりやすい構成にしましょう。
以上の5件以外にも細かいメールのマナーはありますが、相手のメールを見る環境や話の流れを考えて返信や送信をすることを心がければこちらの気配りが伝わりやすくなります。
要件などをスムーズに伝えて、会っていなくても良いイメージを持ってもらえるようにしたいですね。