会議で共有したレジュメや学校のプリント、地域の配布物といった書類や、交換した名刺、粗品などでいつの間にか増える文房具……自宅も会社も、デスクやその周りには、気づけばモノでいっぱいになってしまいがち。特に書類は、保管しておく必要のあるものや、あとでしっかり読もうと思いながらそのままになっているものなどたくさんあり、不要かどうかを精査するのにすら、時間がかかります。
整理収納コンサルタントの森山尚美さんに、デスクとその周りをすっきりと片付けるコツを、9つのルールにまとめて教えていただきました。
1.デスクに座るまでに書類の8割は処分する
紙モノの整理は、「持ち込まない」ところからはじまると森山さんは話します。自宅であれば、請求書やチラシ、公共料金の領収書、年金や保険のお知らせなど、日々ポストに届くものを、できるだけ手に取った時点でいらないかどうかを判断して、“溜め込まず持ち込まない”のが、片付けをスムーズにする重要なポイントです。
「あとで読もう、あとで考えようとして封筒を開けずに放置してしまうと、確認するのがどんどん面倒になったり、置いてあることを忘れてしまったりします。後でよく読む必要があるときは“一週間だけ”などと期限を決めて書類を置いておける場所を作り、それ以外はなるべくその場で封を開けて、しまうべき場所にしまう癖をつけましょう。わたしの経験から、持ち込んだ紙モノのうち8割は捨てられると思うので、玄関先やリビングの目立つ場所など、目につく場所に紙用のごみ箱を用意して、すぐに捨てられるようにします」（森山尚美さん、以下同）
雑誌がゆったり入るサイズの古紙ボックスは、いらないと確認したチラシや領収書などをすっと入れられます。
「片付けは、モノを流れにのせることがとても大切なんです。そのモノが家に入ってきて出て行くまでのルートを作ることを意識します。たとえば宅配ピザや、水道トラブルなどのとき必要になる工事会社のチラシなどは、本当に必要でしょうか。たいていはインターネットで調べればわかることですから、とっておいても本当に使うのか考えてみましょう。必要なのであれば、どこにどう保管しておくと、必要なときにすぐ取り出せるのかを考えます。また、保険の証書など更新されていく書類は、新しいものが届いたら古いものを処分する癖をつけ、最新版だけが常にファイリングされている状態を目指します」
2.期限つきの“あとで考えるボックス”は週末必ず確認する
しっかり読まなければならない書類や、「来週の◯◯のときまでとっておかなければならない」などと、その時期が終われば捨てられる書類は、“あとで考える”ためのボックスに一時的に入れておきましょう。時間があるときに見られるよう、よく座る場所の近くに置いておきます。
「“あとで”と言ってここに書類が溜まっていってしまうのを避けるため、週末には必ず確認する、などと期限をしっかり決めておきましょう。保管が必要だけど、どこにどうしまっておけばいいかわからないものは、携帯電話で写真を撮って書類を捨てる、という方法もあります。スケジュールに関わるものは手帳に書き写したら捨て、連絡先に関するものは携帯電話に登録するなどして、手元にある書類を増やさないようにします」
3.デスクの上はシンプルにして作業スペースを確保する
デスクの上に書類が溢れていると、作業効率も悪くなります。置いておくのは、いつも使う数本のペンを立てておくくらいにしておき、なるべく他のものは机の中にしまったり、ファイルしたりして整理を心がけましょう。
「書類が雪崩を起こすようなデスクは、自宅ならともかく、職場では周囲にとっても気持ちのいいものではありません。整理整頓をしておくと頭の中もクリアになると思いますから、きちんと身の回りを整えて仕事に臨みましょう。書類をスキャンしてPDFファイルで保存しておける電子機器もありますから、紙で残すのかどうかについても精査が必要です」
4.仕事に必要な書類は案件ごとにクリアファイルでまとめる
仕事の書類は、すべて案件別に整理して立てて収納しましょう。フィルム付箋にクライアント名や案件名を書いて貼っておくだけで簡単にラベリングできますから、こういった手間のかからない方法で整理できるようにします。また、こちらもお金関係のファイルなどと同じように、古いものは捨てるか、すぐに手が届かない場所に保管するなどして、最新の情報にアクセスしやすくしましょう。
「テプラなどを使えばきれいにラベリングできるのですが、きれいに整理しようと思うと手間がかかります。手間がかかるということは時間がかかるので、時間ないから後にしよう、と後回しになる可能性があります。そこで、きれいに収納することは二の次にして、放置してしまうよりとにかく自分がわかるようにしまう、ということに注力するようにすれば、片付けはスムーズに行えます。こちらも寝かせて収納するタイプの棚をよく見かけますが、底が見えなくなると探しづらいので、立てて収納することをおすすめします」
5.文具は必要最少の数だけ残して捨てる
カラーマーカーやステープラー、マスキングテープ、消しゴムにボールペンの替えインクなど、文具はかさばる上にひとつひとつの形が違うので、収納に困るアイテムのひとつです。同じものがいくつもないか、探してみましょう。
「ホチキス（ステープラー）が3つも4つもある、というお宅も多いので、まずはそういうところから、持ちものを減らしていきます。また、買ったりもらったりするときにも、注意が必要です。3本セットになったペンを買うと荷物は増えますから、今必要な分だけを購入するようにしたり、景品や粗品も不要であればもらわないようにしたり、モノをデスク周りに持ち込むときは考えてからにするという癖をつけます。収納したいものが決まったら、それに合わせた小さな引き出しを用意しましょう。あれこれ探す手間を省くためラベリングをしておくと、必要なときにすぐ取り出せて便利です」
6.増えていくレターセットも一括してファイルで保管
ポチ袋や便箋、一筆箋やシールなど手紙関係の文具も、ポケット式ファイルに収納しておくと便利です。宅配便の伝票や封筒に貼るラベル、切手など、手紙や宅配に関わるものはすべてひとまとめにしておきましょう。ファイルの収納場所は、「出し入れの必要があるファイル」と「出し入れの必要がなく保管しておくだけのファイル」を分別し、前者はいつも手の届く場所に、後者は奥にしまうなどして、棚や引き出し自体の整理整頓も心がけます。
「レターセットを箱で収納している方をよく見かけますが、ファイルで収納することでぐっと探しやすくなります。奥や底のものが見えづらくなる収納は、モノが埋もれていってしまい、結局表面や見えている部分のものだけを使うことに。普段は使わないけれどとっておきたい、というものを収納するときにだけ、奥行きや深さのある収納方法を選び、基本的にはモノが見えなくなることを避けて整理整頓しましょう」
7.名刺やカード類は手間のかからない方法で
名刺は、あとから探す必要があれば会社や案件ごとに分けて収納し、連絡したいときに取り出せるようにしておきましょう。PCや携帯電話に登録したり、カードリーダーを使ってデジタルで整理したりするのもひとつの方法です。また、ショッピングカードはすべてを財布にしまうと重たくなりますから、ファイルに入れて保管しておいて買い物のときに持ち出すのが、森山さんのおすすめだそうです。
「日常の連絡は、だいたいメールや携帯電話の登録を見れば連絡先がわかるので、わたしの場合、名刺は年賀状や季節の挨拶を贈るときのために、保管してあります。名刺フォルダーに一枚一枚入れると手間なので、引き出しにざっと収納するようにしています。ショッピングカードは、すべて持ち歩けるようにファイリングしたり、カードそのものを持たずアプリで管理するようにしたり、さまざまな収納のスタイルがありますから、自分に合う方法を見つけてみてください」
8.お金関係の書類はすべて同じファイルやポーチにしまう
年金や保険、銀行からの通知などは、細かく分類してしまうと、いざ必要なとき探すのに時間がかかってしまいます。厚さのあるポケット式ファイルを準備して、「お金関係のことはここを探せばいい」というふうに、一括してしまっておきましょう。印鑑や通帳なども銀行別にしたり名義別にしたりせずひとまとめにしておくことで、紛失を防ぎます。また、繰越の通帳など、普段は使わないけれど保管が必要なものと、銀行などに持ち出すいつも使うものとは分けておきましょう。
「お金に関わる書類でいちばん困るのが、必要なときに見つけられないことです。事故にあったから保険の確認をしたい、今月の支払いが終わっているかわからなくなってしまった、などというときに、書類が見つからないのでは大変です。とにかくお金のことで困ったらこのファイルを見ればいい、というふうにしておけば、探すのに手間がかかりません。また、連絡先や担当者名をわかるようにしておき、問い合わせたいときにスムーズに書類が活用できるようにしておきましょう」
9.配線コードは収納ボックスに入れてしまうとすっきり
デスク周りに伸びる配線は、ひとつひとつ縛って整理するよりもボックスでの収納が楽でしょう。配線周りは静電気で埃がたまりやすいので、掃除にも手間がかかりません。また、部屋のどの位置にどんなコードをつけておくべきかについても考えてみましょう。
「携帯電話の充電器はデスクにあるより寝室のほうがいい、などと、生活スタイルに合わせて場所を考えていくと、本当にデスクの周囲に必要なコードがわかります。毎日使わないような充電器などはしまっておき、ここには収納しないようにするとすっきりと片付きます。ちなみに充電器も、すべて同じポーチなどに入れて収納することで、なにかを充電したいと思ったときはそのポーチを探せばいい、としておくと便利です」
ついつい後回しになってしまう請求書や領収書の山も、一度しまうべき場所をきちんと作っておけば、その後の整理が楽になります。必要なものをいつでも取り出せるシンプルなデスクはモノを探す時間を減らし、作業効率をあげてくれるのです。書類ではなくデジタルで残すという方法も視野に入れながら、今日もきれいなデスクで仕事したいですね。
【プロフィール】
整理収納コンサルタント／森山尚美さん
シンプルライフスタイリスト、整理収納コンサルタント。看護師として病院勤務ののち、11年間の専業主婦時代を通して片づけ、シンプルライフに開眼し、2012年整理収納アドバイザー1級を取得。SIMPLUSを立ち上げ、「もっと素敵に、私らしく暮らしたい」人への片づけレッスンや、各種セミナーの講師として活動。「整理収納からはじめるシンプルライフ」を伝えている。
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