いざというときに必要な家電の説明書やインターネットの契約書、日々の買い物で溜まっていくレシートなど、自宅で整理・保管しなければならない書類は意外とたくさんあります。さらに最近では在宅ワークの機会が増え、仕事用の書類を自宅で管理するようになったという人も多いはず。そうなると当然、書類の整理が必要になりますが、数多くの書類を自宅で上手に整理整頓するのは、至難の業ではないでしょうか。
そこで、コクヨ株式会社（以下コクヨ）でオフィスデザインをしながら、ファイリングコンサルも手掛ける齋藤敦子さんに、オフィスのファイリング術を自宅に取り入れ、部屋を整理整頓する方法について教えていただきました。さらに記事の後半では、具体的な実践方法を紹介。同社ステーショナリー部門の佐藤祐子さんのお家を訪問し、家庭でのファイリング術を実際に見せていただきます。
大切なのは、自分に合った方法で整理整頓すること
書類が散乱したデスクやあちこちに物が置きっぱなしになったリビング……。やっとの思いで片付けても数日後には元に戻ってしまうという人は、そもそも「整理整頓」ができていないのかもしれません。齋藤さんは「『片付け』と『整理整頓』は意味が少し異なります」と、話します。
「『整理整頓』＝『片付けること』だとイメージしがちですが、厳密にいえば片付けは『整頓』の方のみを指す言葉です。『整理』は “理（ことわり）” を整えるという漢字からもわかるように、仕事がはかどるように配置などを考え、整えていくということ。そのため、必要な物が必要なときにすぐに取り出せることが、整理整頓されている状態だといえます。
自宅で整理整頓をするときには、自身の生活や理想の空間をイメージして、それに合わせた方法を考えていくことが大切です」（コクヨ・齋藤敦子さん、以下同）
Step 1．整理整頓したいものを「頻度」と「期限」で分類する
見た目が美しく整っているだけではなく、必要な物が必要なときにすぐに取り出せる「整理整頓」された部屋にするためには、まず何をすべきなのでしょうか？
「まずは整理整頓したい場所を決めて、そこに置いているものを『頻度』と『期限』で分類していきます。デスクの上を整えたい場合は、書類を細かく分類してみてください。例えば、今動いているプロジェクトの資料は、使用頻度が高く、期限が過ぎたら処分できる書類。参考資料は、使用頻度はそこまで高くないけれど、定期的に見るので期限が長い書類。このように、同じ仕事用の書類でも使用する頻度や保管の期限が異なりますよね。
もちろん書類だけでなく、趣味で集めているグッズ、リビングに置いてあるこまごまとした生活用品など、他のものでも同じように分類することが可能です。分類できたら次は、それらをどのように収納していくかを考えていきます」
収納アイテムを考えるときのポイントは大きく4つあるそう。今回は主に、書類やデスク周りのものを収納するアイテムを選ぶときのポイントを教えていただきました。
【収納アイテムを選ぶ時の4ポイント】
1．わかりやすさ
「一つ目は、パッと見たときのわかりやすさです。例えばコクヨのオフィスでは、重要書類は赤のファイル、議事録は青のファイルに入れるなど、書類ごとにファイルの色を分けています。色分けすることで、どのファイルに何の書類が入っているのかが一目でわかるので、管理がしやすくなるんです。もしすでに自宅で使っているファイルがあるという人は、ラベリングをしたりピクトグラムのマークを貼ったりしてみてもいいと思います」
2．取り出しやすさ
「必要なときにすぐ取り出せるかどうかも、収納アイテムを考えるときの大切なポイント。例えばファイルボックスは主に横型と縦型の2タイプがありますが、毎日使う書類などは、取り出しやすい縦型に収納するのがおすすめです。一方横型は保管向きで、引き出しやすかったり、ラベルが貼りやすかったりするメリットがあります。書類の使用頻度や用途によっては、横型のほうが使いやすい場合もあるので、自分なりに判断して使い分けられるといいですよね」
3．増減のしやすさ
「書類は増えたり減ったりすることがあるので、収納スペースを調整できるようなアイテムを選ぶと便利でしょう。 『ノビータ』シリーズのファイルは、書類が多いと背幅が厚く、少ないと薄くなる仕様になっていて、厚みの調整ができるのでおすすめです。複数枚で綴じた書類や、ステッカーなど厚みのあるものを入れてもファイルが不格好にふくらんでしまうことがありません」
4．持ち運びやすさ
「最近は働く場所が多様化しているので、持ち運びやすさも大事なポイント。家でもオフィスでも使えるツールバッグのようなアイテムの人気が高まっています。私もいろいろな場所で仕事をするのでツールバックを活用していて、パソコン、資料、文具などをまとめて入れて持ち歩いています。また、持ち出すことの多い資料はカバンに入れても折れにくい硬めのフォルダを使用するなど、資料によって使い分けるといいと思います」
Step 2．使用頻度と保管の期限によって「配置する場所」を考える
「頻度」や「期限」ごとに分類し、使用するアイテムを選んだ後は、「配置」を考えていきます。
「配置は、頻度が高いものは取り出しやすいところに置く、頻度が低く期限がないものは遠くに置く、というのが基本です。書類以外でも、充電器、イヤフォン、文具など日々使うものは近くに置いて、それらのストックは別の場所に収納するようにすれば、お部屋をすっきり見せることができると思います。
とはいえ、実際にやってみないとわからないことも多いはず。例えば、郵便で届く各種税金納付書などの書類は、実際に作業するタイミングまでファイルに入れて遠くにしまいこんでしまうと、いつの間にか期限を過ぎてしまった、ということにもなりかねません。このように、頻度が低くても出し入れしやすいところに収納したほうがいいものもあったりするのです。
そもそも整理整頓が初めから上手くいくことはありません。最初は、アイテム選びや配置を考えるのが難しいと感じることもあると思います。でも、やりにくいなと思ったら、どんどん改善していけばいいんです。大切なのは自分なりに改善しながら、続けていくこと。まずはほんのちょっと、机の上からでもいいので、実践してみてください！」
このファイリング術を基本として、自宅で実践するには？ 次のページで、具体的に紹介していただきます。