ビジネス
エクセル時短術
2017/4/17 20:00

【エクセル】一覧から情報を取り出して自動入力! 面倒な書類作りが格段にラクになる関数ワザ

請求書や納品書、見積書を作成する際、商品名や単価の入力はどうしていますか。一つひとつを入力することも可能ですが、手間がかかるうえ、間違えやすいのが難点です。商品コードを手がかりに商品一覧から自動入力できれば、簡単に作業を進めることができます。

 

商品一覧を作成し名前を登録する

商品一覧から商品名や単価を自動で取り込むには、VLOOKUP関数が便利です。商品一覧は請求書などとは別のシートに作成するのがポイントです。また、商品一覧に名前を付けておくと、関数を入力する際、範囲を指定する手間が省けます。

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↑請求書とは別のシートに商品一覧を入力し、商品一覧を選択し、名前ボックスをクリックし、名前を入力します(ここでは、「商品一覧」)。最後に、Enterキーを押します

 

名前が登録され、名前ボックスに表示されます。

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↑指定した範囲を選択すると、登録した名前が表示されます

 

VLOOKUP関数でデータを自動取り出しする

商品コードを手がかりに、VLOOKUP関数で商品一覧から商品名を取り出します。

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↑商品名欄に商品名を商品一覧から自動取り出したい。手がかりは商品コードです

 

「=VLOOKUP(A8,商品一覧,2,0)」と入力します。商品コードのセルA8を手がかりに、範囲名「商品一覧」の2列目(商品名)から商品名を取り出します。最後の「0」は完全一致を指定しています。「商品一覧」は選択範囲と同じ扱いなので「”」で囲みません。

 

IFERROR関数で未入力時のエラーを表示しない

VLOOKUP関数はとても便利ですが、データが未入力の場合、エラーが表示されます。IFERROR関数を使ってエラーを表示しないようにしましょう。

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↑関数をコピーすると、商品コードが未入力の行などにエラーが表示されます

 

IFERROR関数を使う場合は、VLOOKUP関数の前に「IFERROR(」を、末尾に「,”” )」を入力します。

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↑エラーが表示される商品名、単価、金額のセルにIFERROR関数を使います

 

「=IFERROR(VLOOKUP(A8,商品一覧,2,0),””)」と入力することで、VLOOKUP関数でエラーが表示される場合は、空白(””)を表示させます。

 

VLOOKUP関数はやIFERROR関数は意外と使用頻度が高い関数です。ぜひマスターしましょう。

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