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エクセル時短術
2017/5/1 21:13

【エクセル】「INDEX関数」を使ったデータ抽出の必見ワザ!せっかく作った表は有効活用すべし!

膨大な表からデータを調べる場合、どのようにしていますか。スクロールして目視することもできますが、一つひとつ手間です。INDEX関数を使えば、縦と横の位置を指定して必要なデータを簡単に取り出すことができます。例えば、都道府県の生産量の統計表から山形県のだいこん生産量を調べ、ほかのデータと比較する、なんてことも可能です。

 

INDEX関数の活用ワザ 手順①

統計資料に連番を振り名前を付ける

INDEX関数を使う場合は、参照する表のデータの先頭列と先頭行に1からの連番を振りましょう。また、表や県コード、産品コードを参照しやすくするために名前を付けます。ここでは、表のデータ部に「統計表」、都道府県名と県コードに「県コード」、生産品と産品コードに「産品コード」と名前を付けます。

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↑統計表のデータ部に名前「統計表」を登録します。データ部を選択し、名前ボックスに名前を入力しEnterキーを押せば登録できます

 

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↑都道府県名と県コードを選択し、名前ボックスに「県コード」を入力しEnterキーを押します

 

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↑生産品と産品コードを選択し、名前ボックスに「産品コード」を入力しEnterキーを押します

 

統計資料を入力し、名前を登録したら、別シートにデータを抽出する関数を入力します。

 

INDEX関数の活用ワザ 手順②

データを抽出するシートを作る

県コードはVLOOKUP関数で、産品コードはHLOOKUP関数で調べます。それぞれ完全一致検索で項目を特定します。それぞれ具体例をみていきましょう。

 

まずは、都道府県名のセルB3(山形)に対応する県コードを調べたい場合です。

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↑「=VLOOKUP(B3,県コード,2,0)」と入力し、都道府県名のセルB3(山形)に対応する県コードを、名前「県コード」の「2」列目から完全一致検索(0)で調べます

 

次は、生産品のセルB4に対応する産品コードを調べたい場合です。

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↑「=HLOOKUP(B4,産品コード,2,0)」と入力し、生産品のセルB4(だいこん)に対応する産品コードを、名前「産品コード」の「2」行目から完全一致検索(0)で調べます

 

最後は都道府県と生産品を指定し、生産量を調べたい場合です。

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↑「=INDEX(統計表,C3,C4)」と入力し、名前「統計表」で、縦位置のセルC3(6)と、横位置のセルC4(4)を指定し、そのデータを調べます

 

表からデータを取り出すテクニック、いかがでしょうか。同じようにしてほかのデータを調べれば、簡単に比較することができます。試してみましょう。

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