ビジネス
エクセル時短術
2017/10/31 20:00

【エクセル】デキる人は使っている! 知る人ぞ知る“ツウ”なエクセル技3選

エクセルといえば表計算やグラフに目がいきがちですが、実はそれ以外の部分にも便利な機能がたくさんあります。今回は便利で手軽なのにあまり知られていない“ツウ”な機能を3つご紹介します。

 

【その1】

デキる人の資料でよく見る「会社のロゴ」ってどうやって挿入するの?

外部に提出する表や文書では、用紙の上部に会社のロゴを印刷する場合が多いですね。エクセルでロゴを使う場合、余白の上部(ヘッダー)に画像を入れます。余白は作成したシートに表示されないため、ページレイアウト表示や「ヘッダー」画面で画像を挿入します。挿入した画像は印刷プレビューで確認しましょう。

 

■用紙上部に画像を挿入する

用紙上部(ヘッダー)に画像を挿入するには、「ページ設定」画面から「ヘッダー」画面を表示します。

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↑「ページレイアウト」タブ → 「ページ設定」ボタンをクリックします

 

「ページ設定」画面が表示されます。

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↑「ヘッダー/フッター」タブで、「ヘッダーの編集」ボタンをクリックします

 

「ヘッダー」画面が表示されます。

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↑「右側」欄をクリックし、「図の挿入」ボタンをクリックします

 

「画像の挿入」画面が表示されます。

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↑「ファイルから」をクリックします

 

「図の挿入」画面が表示されます。

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↑画像を選択し、「挿入」ボタンをクリックします

 

画像が指定され、元の画面に戻ります。

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↑「&[図]」の表示を確認し、「OK」ボタンをクリックします

ヘッダーに画像が挿入され、「ページ設定」画面に戻ります。

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↑画像を確認し、「印刷プレビュー」ボタンをクリックします

 

「印刷」画面に切り替わり、印刷プレビューに画像が表示されます。ヘッダーに画像を入れると、全ページに印刷されるので、手間がかかりません。お試しください。

 

【その2】

フッター/ヘッダーってどう使う? 意外と知らない「ページ番号」の付け方

エクセルで表や文書を印刷する際、ページ番号を用紙の下部に入れたい場合がありますよね。ページ番号はフッターやヘッダーで設定します。フッターとは用紙の上下左右にある余白のうち下部を、ヘッダーは上部を指します。余白は作成したシートに表示されませんが、ページレイアウト表示ならワードと同じように余白を表示してページ番号を設定できます。「ページ設定」画面で設定することも可能です。指定したページ番号は印刷プレビューでチェックしましょう。ここでは、「ページ設定」画面でページ番号を設定します。

 

■ページ番号を印刷する

ページ番号を印刷するには、フッターやヘッダーにページ番号を挿入します。ページ番号の形式は、「1ページ」や「1/?ページ」(?は総ページ数)などから選択します。

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↑「ページレイアウト」タブ → 「ページ設定」ボタンをクリックします

 

「ページ設定」画面が表示されます。

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↑「ヘッダー/フッター」タブの「フッター」欄で、ページ番号の形式を選択し、「印刷プレビュー」ボタンをクリックします

 

「印刷」画面に切り替わり、印刷プレビューが表示されます。

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↑印刷プレビューで、用紙の下部中央に表示されるページ番号を確認します

 

■ページ番号を用紙の右下に印刷する

ページ番号をフッターに挿入すると、用紙の下部中央に表示されます。用紙の右下に印刷するには、「フッター」画面で指定します。

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↑「ページ設定」画面で、「ヘッダー/フッター」タブ → 「フッターの編集」ボタンをクリックします

 

「フッター」画面が表示されます。

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↑「右側」欄をクリックし、「ページ番号の挿入」ボタンをクリックします。「&[ページ番号]」が表示されたら、その右に「ページ」を入力し、「OK」ボタンをクリックします

[ページ番号]ではページ番号のみが表示されるので、「ページ」を追加して「1ページ」とします。ページ番号が用紙右下に挿入されます。戻った「ページ設定」画面の「印刷プレビュー」ボタンをクリックし、印刷プレビューで表示を確認します。

 

■先頭ページにページ番号を入れない

表紙にページ番号を入れないで、2ページ目に「1ページ」と印刷したい場合は、「先頭ページのみ別指定」を設定し、「先頭ページ番号」で「0」を指定します。

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↑「ページ設定」画面の「ヘッダー/フッター」タブの「フッター」欄でページ番号の形式を選択し、「先頭ページのみ別指定」にチェックを入れます

 

先頭ページの指定が解除され、空白になります。2ページ目には「2ページ」が表示されます。

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↑「ページ」タブをクリックし、「先頭ページ番号」欄に「0」を入力します。そして「印刷プレビュー」ボタンをクリックします

 

印刷プレビューに切り替わり、2ページ目に「1ページ」と表示されます。

 

設定したページ番号は印刷プレビューやページレイアウト表示で確認するのがポイントです。

 

【その3】

「Ctrl+C」&「Ctrl+V」よりもさらに速い!? 入力済みデータをコピーする超速ワザ

データの入力では、同じデータを入力することが多いですね。特に同じ行や列で入力済みのデータは「またか」と嫌気もさします。同じデータはコピーすることもできますが、入力のショートカットキーならさらに速く複製できます。Alt+↓キーでは、同じ列に入力された履歴からデータを選択できます。分類など決まったデータから入力する場合に便利です。Ctrl+D(Down)キーなら一つ上のデータが、Ctrl+R(Right)キーで一つ左のデータがコピーできます。今回は、入力済みのデータを素早くコピーする方法を紹介します。

 

■同じ列のデータから選択する

同じ列に入力済みのデータから選択する場合は、Alt+↓キーを押します。

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↑セルを選択し、Alt+↓キーを押します。入力済みのデータが表示されるので選択します

 

データが入力されます。

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■一つ上のデータをコピーする

一つ上のデータをコピーするには、Ctrl+D(Down)キーを押します。

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↑セルを選択し、Ctrl+Dキーを押します

 

一つ上のデータがコピーされます。

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■一つ左のデータをコピーする

一つ左のデータをコピーするには、Ctrl+R(Right)キーを押します。

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↑セルを選択し、Ctrl+Rキーを押します

 

一つ左のデータがコピーされます。

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エクセルの“ツウ”な機能、いかがでしたでしたでしょうか? これらを使いこなせればきっとあなたもエクセル職人の仲間入り! ぜひお試しください。