ビジネス
エクセル時短術
2018/9/20 17:30

【エクセル】「フィルター」機能と「小計」機能を使えば大量のデータも怖くない!

売上管理の月表から顧客のデータをチェックする際は、「フィルター」機能でデータを抽出するのがオススメす。多くのデータから簡単に絞り込むことができます。また、顧客ごとに売上金額を集計したい場合は、「小計」機能が便利です。SUM関数を使わずに自動で計算できます。あらかじめ顧客名で並べ替えておくのがポイントです。

 

「フィルター」機能でデータを抽出する

「フィルター」機能を使ってデータを抽出するには、フィルターボタンを表示します。

↑表内のいずれかのセルを選択します

 

↑「データ」タブで「フィルター」ボタンをクリックします

 

「フィルター」機能がオンになり、表の項目に「フィルター」ボタンが表示されます。

↑抽出したい項目の「フィルター」ボタンをクリックし、メニューの「(すべて選択)」のチェックを外してから、顧客名にチェックを入れます。最後に「OK」ボタンをクリックします

 

指定した顧客のデータが抽出され、「フィルター」ボタンが抽出中を示すマークに変わります。

↑指定した顧客のデータが絞り込まれます

 

抽出を解除する場合は、「データ」タブで「クリア」ボタンをクリックします。

↑「データ」タブで「クリア」ボタンをクリックすると、抽出が解除されます

 

元の表に戻ります。「フィルター」ボタンを消す場合は、「データ」タブ → 「フィルター」ボタンをクリックして「フィルター」機能をオフにします。

 

顧客ごとに売上金額を集計する

顧客ごとに売上金額を集計する際は、「小計」機能を使います。あらかじめ顧客名で表を並べ替えておきます。また、月表はシートコピーし、コピー後のシートで集計しましょう。

↑シートコピーした月表で、並べ替えたい項目のセルを選択します(ここではB列「顧客コード」のセル)

 

↑「データ」タブで「昇順」ボタンをクリックします

 

データが顧客コード順に並べ替わります。

↑データが並べ替わります

 

次に、「小計」機能を使って売上金額を集計します。

↑「データ」タブで「小計」ボタンをクリックします

 

「集計の設定」画面が表示されます。

↑「グループの基準」で集計の基準にする項目名(ここでは「顧客コード」)、「集計の方法」で「合計」、「集計するフィールド」で「売上金額」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします

 

顧客コードごとの売上金額が集計され、アウトラインで表示されます。

↑顧客コードごとに売上金額が集計されます

 

アウトラインを解除する場合は、「データ」タブ → 「グループ解除」の「▼」ボタン → 「アウトラインのクリア」をクリックします。

 

「フィルター」機能や「小計」機能を使うと、手間取るデータの抽出や小計が簡単にできます。大量のデータを使うビジネスで必須のテクニックです。覚えておきましょう。

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