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2016/7/24 20:00

【エクセル使い方講座】入力ミスを減らすシート設定まとめ

このコーナーでは、エクセルのいまさら聞けない基本的な機能や、達人が使っている超速ワザなど、オフィスワークに役立つ情報を紹介します。今回は、エクセルのデータ入力間違いを減らせる便利な設定方法をまとめて紹介します。これらのテクニックを利用すれば、作成者以外の人が入力を行なうときにも分かりやすいシートが作れますので、社内申請用の定型シートなどを作るときに便利です。

 

データ入力漏れを簡単にチェックできる便利ワザ

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エクセルデータの入力といえば、避けて通れない入力の漏れ。大量の入力ともなれば必ずというほど発生し、そのチェックには手間と時間がかかります。そんなときは、未入力のセル(空白セル)はまとめて選択し、色を付けて簡単にチェックできるようにしましょう。ムダな労力を省き、快適に作業を進めることができます。

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誰でも間違えずに入力できる親切なシートを作る方法

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大量のデータを手分けして入力する場合は、項目名を並べた入力フォーマットを作成してファイルを提供します。その際、「データの入力規則」や「コメント」といった機能を使って、入力する際のルールをシートに書き込んでおけば、入力作業がスムーズに進められます。入力規則は入力するセルを選択したときに、コメントは項目名にポインターを合わせたときに表示できます。入力する際の疑問や不安を解消して、データ結合時のトラブルを回避しましょう。

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セルをロックして誤入力を防ぎましょう

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社内で利用する定型の申請書類などは、必要箇所以外は変更してほしくないもの。特に数式などを勝手に変えられると、誤った計算結果が出てしますことがあります。そんなときはロック機能を活用して、入力できるセルを制限しましょう。入力を制限するには、編集してもよいセルのロックを解除してから、シートの保護を設定します。

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入力規則を設定すれば入力ミスがグンと減る

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表の項目によって、整数や日付、時刻など入力する内容が決まっている場合は、データの入力規則を使ってデータの種類を設定してみましょう。入力ミスを防ぎ、スピーディーに作業を進められます。今回は、入力するデータの種類の設定を紹介します。

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