ビジネス
ワード活用術
2016/9/23 16:00

【ワード使い方講座】「縮小版」で保存すれば目当てのファイル探しがグッと楽になる!

このコーナーでは、ワードのいまさら聞けない基本機能や、仕事がはかどる達人ワザなど、オフィスワークに役立つ情報を紹介します。

 

ワードファイルを保存しているフォルダーで目的の文書を探すとき、ほとんどの方はファイル名で探していると思います。しかし、似たような名前のファイルがあると、いちいちファイルを開いて内容を確認しなければなりません。こんなとき、ファイルの中身を画像で表示する「縮小版」を利用すれば、目当てのファイルを探しやすくなります。今回は、ワードのファイルを保存するときに使いたいテクニックを紹介します。

 

1.ページの縮小版を保存する

ページの縮小版を保存するには、「名前を付けて保存」画面で「縮小版を保存する」を指定します。

033-01
↑ 「ファイル」タブ → 「名前を付けて保存」をクリックし、「参照」ボタンをクリック。「名前を付けて保存」画面で「縮小版を保存する」にチェックを入れ、「保存」ボタンをクリックします

 

文書とともに縮小版も保存されます。縮小版は、エクスプローラーの表示モードが「大アイコン」や「中アイコン」などで表示されます。

033-02
↑ エクスプローラーの大アイコン表示。縮小版で表示されると、文書が探しやすくなります

 

2.パソコン保存を既定の設定にする

ファイルの保存先をデフォルトのクラウドストレージ「One Drive」からパソコン内に変更するには、「Wordのオプション」画面で「既定でコンピューターに保存する」に設定します。

033-03
↑ 「ファイル」タブ → 「オプション」をクリック。「Wordのオプション」画面で「保存」を選択し、「既定でコンピューターに保存する」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします

 

既定の保存場所がパソコン内に設定されます。「ファイル」タブ → 「名前を付けて保存」をクリックすると、「このPC」(ウィンドウズ8/8.1では「コンピューター」)が選択されています。

033-04
↑ 「名前を付けて保存」画面では、「このPC」が既定で選択されています

 

3.自動保存の間隔を短くする

デフォルトで10分間隔となっている自動保存の間隔を、より短くするには、「Wordのオプション」画面で設定します。

033-05
↑ 「ファイル」タブ → 「オプション」をクリック。「Wordのオプション」画面で「保存」を選択し、「次の間隔で自動回復用データを保存する」にチェックを入れ、右欄に何分おきに保存するかを指定し、「OK」ボタンをクリックします

 

使い方に合わせて設定を変えてみましょう。

 

TAG
SHARE ON