ビジネス
ワード活用術
2016/9/17 15:00

【ワード使い方講座】閲覧モードやPDF化など意外と知らないワードの裏ワザまとめ

このコーナーでは、ワードのいまさら聞けない基本機能や、仕事がはかどる達人ワザなど、オフィスワークに役立つ情報を紹介します。

 

今回は、パワーポイントを使わずともワードでプレゼンできる「閲覧モード」や、テキストエディタ代わりに使える「下書きモード」、ほかのデバイスでもファイルを確認できるPDFファイルでの保存方法など、意外と知らないテクニックをまとめて紹介します。ぜひ役立てて下さい。

 

1.閲覧モードでプレゼンする

資料を使ってプレゼンを行う場合、パワーポイントを使うのが一般的ですが、ワードでもプレゼンができることをご存じですか。「閲覧モード」を使えば、作成した文書をわざわざパワーポイントに移さずにすみます。

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↑ 「表示」タブ → 「閲覧モード」をクリックすると、閲覧モードに切り替わります。画面右下の「閲覧モード」ボタンをクリックしても切り替わります

 

閲覧モードでページ同様に表示するには、「表示」タブ → 「レイアウト」 → 「用紙レイアウト」をクリックします。画面いっぱいに表示するには、画面右上の「閲覧ツールバーを自動的に非表示にする」ボタンをクリックします。表示倍率を変える場合は、画面右下の表示倍率をクリックして「ズーム」画面で「ページ全体を表示」などを選択します。通常の文書編集に戻るには、「表示」タブ → 「文書の編集」をクリックします。

 

2.下書きモードで文章を編集する

文章を編集する場合は「下書きモード」が便利。テキストエディタのように素早く作業できます。

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↑ 「表示」タブ → 「下書き」ボタンをクリックすると、下書きモードに切り替わります

 

下書きモードでは、画像や余白などが表示されないため、文字の入力・編集に適しています。元の表示に戻る場合は、「表示」タブ → 「印刷レイアウト」をクリックします。

 

3.アウトラインモードで構成を検討する

論文など文書の構成を検討するには、アウトラインモードに切り替えます。見出しのレベルを設定するときは、「ホーム」タブの「スタイル」から「見出し1」~「見出し4」を選択します。

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↑ 「表示」タブ → 「アウトライン」ボタンをクリックすると、アウトラインモードに切り替わります

 

アウトラインモードでは、見出しを折りたたんで構成を表示し、見出しの並びやレベルを変更することが可能。元の表示に戻る場合は、「アウトライン」タブ → 「アウトライン表示を閉じる」ボタンをクリックします。

 

4.PDF形式で保存する

ワードで作成した文書を、スマホやタブレットなど様々な端末で共有する場合、PDF形式で保存するのがオススメです。「PDF形式」とは、文書のレイアウトをそのまま保存、表示、印刷できる形式のこと。OSの多くに表示するアプリがあり、パソコンだけでなくスマホやタブレットでも利用できます。文書をPDF形式で保存するには、「名前を付けて保存」画面の「ファイルの種類」で「PDF」を選択し、保存形式の詳細は「オプション」画面で設定します。

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↑ 「ファイル」タブ → 「名前を付けて保存」をクリックし、「このPC」(ウィンドウズ 8.1/8では「コンピュータ-」、ウィンドウズ 7ではスキップ) → 「参照」をクリックします

 

「名前を付けて保存」画面が表示されます。

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↑ 「ファイルの種類」欄で「PDF」を選択し、「オプション」ボタンをクリックします

 

「オプション」画面が表示されます。

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↑ 「ドキュメントのプロパティ」のチェックを外し、「OK」ボタンをクリックします。オンデマンド印刷などでは、「ISO 19005-1に準拠(PDF/A)」にチェックを入れます

 

PDF保存形式が設定され、「名前を付けて保存」画面に戻ります。「保存」ボタンをクリックすると保存され、Acrobat ReaderなどでPDF文書が表示されます。フォントやレイアウトをチェックしましょう。特に、ワードアートや図形、テキストボックス、フォントを確認してください。

 

5.図の圧縮で容量を小さくする

ページ数が少なくても、図や写真を貼り付けたファイルは容量が大きくなりがち。あまりに容量が大きすぎると、ファイルをメールに添付できないといった問題が起こることもあります。そういう場合には、「図の圧縮」を使って容量をできるだけ小さくしてみましょう。文書ファイルの容量を小さくするには、図の圧縮を実行してみます。

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↑ 画像を選択し、「書式」タブ → 「図の圧縮」ボタンをクリックします

 

「画像の圧縮」画面が表示されます。

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↑ 「解像度」で用途に応じた解像度を選択し、「OK」ボタンをクリックします。ここでは、「電子メール用(96ppi)」を選択します

 

この状態で保存すると、文書ファイルの容量が小さくなります。ただし、場合によっては容量圧縮の効果が少なかったり、逆に容量が大きくなることがあります。試す前に、ファイルはコピーしてから圧縮することをオススメします。

 

6.「文字カウント」画面で文字数などをチェックする

原稿の文字数を指定された場合、単純な文字数だけならワード画面左下で確認できます。行数や段落数まで確認したい場合は、「文字カウント」画面を表示します。

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↑ ワード画面左下のステータスバーに、文書内の文字数が表示されます。文字を選択すれば、その数も表示できます

文字数や行数、段落数をチェックするには、「文字カウント」画面を開きます。

 

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↑ 「校閲」タブの「文字カウント」ボタンをクリックします。一部の文字数を確認する場合は、文字列を選択してからボタンをクリックします。画面左下のステータスバーの文字数をダブルクリックしてもよいです

 

「文字カウント」画面が表示されます。

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↑ 「単語数」が日本語の文字数を示します

 

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