ビジネス
ワード活用術
2016/10/24 19:44

【Word】作業能率が上がる超時短ワザ――フォーマット設定から文字入力・修正まで全紹介!

このコーナーでは、ワードのいまさら聞けない基本機能や、仕事がはかどる達人ワザなど、オフィスワークに役立つ情報を紹介します。

 

普段、資料を作る際、もう少し効率よく作業ができれば…と感じることはないでしょうか? 今回は、そんな方にぴったりの時短ワザを、「フォーマット設定」「文字入力」「文字修正」の3ブロックに分けて紹介します。

 

1、「フォーマット設定」の時短ワザ

文書を作成するたびに、ページフォーマットを設定するのは煩わしいですね。よく作成する文書の余白や1行の文字数、1ページの行数が決まっているなら、既定値を登録して標準文書の設定を変えましょう。白紙の文書を開くと、ただちに文書の作成に進め便利です。オリジナルのテンプレート(ひな型)を登録しても素早く利用できます。

 

■標準文書の設定を変える

標準文書(白紙の文書)の設定を変えるには、ページ設定の既定値を設定します。

045-01
↑ 「レイアウト」タブ → 右下「ページ設定」ボタンをクリックします。ルーラー左右の端(グレー部分)をダブルクリックしてもよい。ワード 2013/2010では、「ページレイアウト」タブから操作します

 

「ページ設定」画面が表示されます。

045-02
↑ 「用紙」タブで用紙サイズ、「余白」タブで余白、「文字数と行数」タブで1行の文字数と1ページの行数を指定します。フォントやフォントサイズを変える場合は、「フォントの設定」ボタンをクリックして指定します。指定が終了したら、「既定に設定する」ボタンをクリックします

 

確認の画面が表示されます。「はい」ボタンをクリックすると、ページ設定の既定値が設定されます。

 

■ オリジナルのテンプレートを登録する

オリジナルのテンプレートを登録するには、よく使うページフォーマットを設定し、名前を付けて保存します。ファイルの種類を「Wordテンプレート」に指定するのがポイントです。

045-03
↑ 「ページ設定」画面でページフォーマットを設定し、「ファイル」タブ → 「名前を付けて保存」 → 「このPC(コンピューター)」 → 「参照」ボタンをクリック。「名前を付けて保存」画面の「ファイルの種類」欄で「Wordテンプレート」を選択し、名前を入力して「保存」ボタンをクリックします

 

テンプレートが保存されます。オリジナルのテンプレートを開くときは、ワードを起動し「個人用」から名前を選択します。

045-04
↑ ワードを起動し、「最近使ったファイル」の「個人用」をクリックし、テンプレートを選択します。ワード 2010では、「開く」画面を表示し、「ファイルの種類」欄で「Wordテンプレート」を選択し、テンプレートを選びます

 

これで、毎回、作業の最初にフォーマットの設定を行う、という手間を省くことができます。

 

2、「文字入力」の時短ワザ

会社名やクラブ名のような、よく使うけれど何度も入力するのは面倒、といった語句は普段どのように入力していますか。学習機能や予測機能を使っても早く入力できますが、さらに早く、正確に入力するなら単語登録機能やショートカットキー、定型句機能がおすすめです。

 

■単語登録をしてキーワードで呼び出す

単語登録をする際は、その語句を呼び出すためのキーワードを「よみ」として指定します。会社名や組織名といった長い語句を登録する場合、覚えやすくて短い読みにしておくと便利です。

051-01
↑ 登録したい語句を選択し、「校閲」タブ → 「日本語入力辞書への単語登録」をクリックします

 

「単語の登録」画面が表示されます。

051-02
↑ 「よみ」欄に読みを入力し、「登録」ボタンをクリックします。読みを短縮している場合は、「短縮よみ」を選択しましょう

 

語句が登録されます。登録した語句は、読みを入力してスペースキーで変換すると入力できます。ここの例で言えば、「がくほ」と入力して変換すれば「株式会社学研ホールディングス」が変換候補に表示されます。

 

■記号をショートカットキーに登録する

記号であればショートカットキーに登録し、「Ctrlキー+(任意のキー)」で入力することができます。

 

記号をショートカットキーに登録するには、「記号と特殊文字」画面から「キーボードのユーザー設定」画面を開きます。

051-03
↑ 「挿入」タブ → 「記号と特殊文字」ボタン → 「記号と特殊文字」 → 「その他の記号」をクリックします

 

「記号と特殊文字」画面が表示されます。

051-04
↑ 登録したい記号を選択し、「ショートカットキー」ボタンをクリックします

 

「キーボードのユーザー定義」画面が表示されます。

051-05
↑ 「割り当てるキーを押してください」欄でCtrlキーを押しながら割り当てるキーを押し(ここではCtrlキー+9キー)、「割り当て」ボタンをクリックします。「現在の割り当て」にコマンドが表示されたら、その機能を使わない場合は登録します。使う場合は、ほかのショートカットキーを割り当てます

 

選択した記号がショートカットキーに割り当てられます。記号を呼び出す場合は、登録したショートカットキーを押します(ここの例では「Ctrlキー+9キー」)。

 

■定型句に登録して入力する

少し長めの文章や署名などは、定型句に登録するとよいでしょう。単語登録と似ていますが、こちらは呼び出す際に「読み+F3キー」を使います。

 

登録するにはまず語句を選択し、定型句ギャラリーに保存します。

051-06
↑ 登録した語句を選択。「挿入」タブ → 「クイックパーツの表示」 → 「定型句」 → 「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリックします

 

「新しい文書パーツの作成」画面が表示されます。

051-07
↑ 「名前」欄に読みを入力し、「OK」ボタンをクリックします。必要に応じて説明を付け足しましょう

 

定型句に登録されます。定型句を入力するときは、読み(名前)を入力し、F3キーを押します。

051-08
↑ 読みを入力し、F3キーを押します

 

051-09
↑ 定型句が入力されます

 

共通のポイントは、短くて覚えやすい、呼び出すのに最適な読みやキーを設定するということです。いったん登録してしまえあとがラクなので、ぜひお試しください。

 

3、「文字修正」の時短ワザ

入力した文章にミスを発見したら、どうしていますか。いったん消してから打ち直す、という人も多いと思いますが、変換キーやShift+F3キー、置換入力を使えば、いったん文字を消すという手間をカットできます。

 

■ 入力した語句を再変換する

入力した語句を再変換するには、変換キーを使います。変換キーとは、スペースキー右隣にある「前候補 変換(次候補)」キーのこと。これを使えば、わざわざ文字を消して打ち直す必要がありません。

047-01
↑ 再変換したい語句の先頭にカーソルを移動し、変換キーを押します

 

変換候補が表示されます。キーの代わりに、語句を右クリックしてメニューから同音語を選択することも可能です。

047-02
↑ 候補をクリックします

 

■英単語の大文字・小文字を切り替える

英単語の大文字と小文字を切り替える際は、Shift+F3キーが利用できます。

047-04
↑ 英単語の先頭にカーソルを移動し、Shift+F3キーを押します

 

Shift+F3キーを押すたびに、すべて小文字 → 先頭のみ大文字 → すべて大文字 ……と変わります。

047-05
↑ 英単語の大文字と小文字が切り替わります

 

■置換入力を使って修正する

「置換入力」とは、語句を選択し、そのまま差し替える語句を打ち込む入力方法のこと。文字数が同じでない場合も利用できます。

047-06
↑ 差し替えたい語句を選択し、文字を入力します

 

選択した語句が削除され、新たに入力した語句が上書きされます。

047-07
↑ 選択した語句が入力した語句に差し替わります

 

Wordでの時短ワザ、いかがでしたでしょうか。最初は戸惑うかもしれませんが、使っていればすぐに慣れるはずです。いろいろ試して作業を効率的に進めましょう。

TAG
SHARE ON