ビジネス
ワード活用術
2016/11/7 20:00

【Word】ちょっとした工夫で作業がスムーズに! 面倒な「ビジネス文書」「難読漢字」「ページ番号」の入力ワザ

このコーナーでは、ワードのいまさら聞けない基本機能や、仕事がはかどる達人ワザなど、オフィスワークに役立つ情報を紹介します。今回は時候のあいさつや難読漢字、ページ番号など、入力に手間どりやすい項目に関する便利ワザを紹介します。

 

ビジネス文書を作成する

ビジネス文書を書くときには、時候のあいさつや頭語・結語など、普段のメールなどとは異なる部分が少なからずあります。礼を失しないように……といろいろ調べていたら非常に時間がかかってしまった、という人も多いのではないでしょうか。Wordにはそいうった手間を省く機能が備わっています。

 

1.時候のあいさつを入力する

時候のあいさつ文は、今月のあいさつ、安否のあいさつ、感謝のあいさつから選択して入力します。

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↑ あいさつ文を挿入する位置にカーソルを置き、「挿入」タブ → 「あいさつ文」ボタン → 「あいさつ文の挿入」をクリックします

 

「あいさつ文」画面が表示されます。

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↑ 今月を選択し、「月のあいさつ」「安否のあいさつ」「感謝のあいさつ」から語句を選択し、「OK」ボタンをクリックします

 

あいさつ文が挿入されます。

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2.「起こし言葉」や「結び言葉」を入力する

「さて」「ところで」などの起こし言葉や、文書末尾の結び言葉は、適切なものを選択して入力します。

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↑ 語句を入力する位置にカーソルを置き、「挿入」タブ → 「あいさつ文」ボタン → 「起こし言葉」または「結び言葉」をクリックします

 

「起こし言葉」画面や「結び言葉」画面が表示されます。

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↑ 起こし言葉を選択し、「OK」ボタンをクリックします

 

起こし言葉が入力されます。「結び言葉」画面では、適切な語句が選択できます。

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↑ 結び言葉を選択して、「OK」ボタンをクリックします

 

3.頭語に対応する結語を自動入力する

「拝啓」や「前略」などの頭語に対応する結語は、頭語を入力してEnterキーを押すだけで自動入力されます。主な頭語・結語の組み合わせは下記のとおりです。また、「記」と入力すれば、「以上」と自動入力できます。

 

【主な頭語・結語】

■拝啓 → 敬具  :一般的な文書のあいさつ

■謹啓 → 謹白  :ていねいな文書のあいさつ

■前略 → 早々  :あいさつ文を省略するときのあいさつ

■拝復 → 敬具  :返信するときのあいさつ

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↑ 頭語を入力してEnterキーを押すと、結語が自動入力されます

 

時候のあいさつや起こし言葉・結び言葉、頭語・結語を使って、ビジネス文書をスピーディーに入力してみましょう。

 

読みがわからない漢字を入力する

読めない漢字を入力できず、困ったことはありませんか。メールや文書、ホームページの漢字であれば、コピペしてウェブで検索することができます。しかし、紙資料に載っている漢字はそうもいきません。そんなときはIMEパッドが便利です。今回は、IMEパッドを使った読めない漢字の入力方法を3通り紹介します。

 

1. 手書きで漢字を探す

手書きで漢字を探すには、IMEパッドを開きます。

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↑ 入力する位置にカーソルを置き、画面右下の「あ」を右クリックし、「IMEパッド」をクリックします。ウィンドウズ7では、言語バーの「ツール」 → 「IMEパッド」をクリックします

 

「IMEパッド」画面が表示されます。

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↑ 「手書き」をクリック。枠内でドラッグして漢字を手書きし、表示された候補にポインターを合わせて読みを確認します

 

手書きし直す場合は「消去」ボタンを、入力する場合は候補の漢字をクリックします。

 

2. 部首から漢字を探す

部首から漢字を探すには、IMEパッドの部首検索を使います。

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↑ 「IMEパッド」画面で、「部首」をクリック。部首画数 → 部首を選択し、漢字を検索します。漢字にポインターを合わせて読みを確認します

 

漢字を入力する場合はクリックします。

 

3. 総画数から漢字を探す

総画数から漢字を探すには、IMEパッドの総画数検索を使います。

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↑ 「IMEパッド」画面で、「総画数」をクリック。漢字の総画数を選択し、漢字を検索します。漢字にポインターを合わせて読みを確認します

 

漢字を入力する場合はクリックします。

 

いかがでしたでしょうか。1つの方法では見つからない場合もあるので、できれば3通りすべての検索・入力方法をマスターしましょう。

 

ページ番号を入力する

ページ番号はページ下部(フッター)に入れることが多いですが、デザインによってはページ上部(ヘッダー)にレイアウトすることも可能です。文字と同じように左揃え、中央揃え、右揃えに配置できますが、ヘッダー・フッター内の任意の場所に配置する場合はテキストボックスを使います。好みの場所に置いてみましょう。

 

1. ページ上部(ヘッダー)にページ番号を入れる

ページ上部(ヘッダー)にページ番号を入れるには、「ページ番号」ボタンの「ページの上部」からスタイルを選択します。

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↑ 「挿入」タブ → 「ページ番号」ボタン → 「ページの上部」をクリックし、ページ番号のスタイルを選択します

 

ページ番号がページ上部に挿入されます。

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↑ ページ右上にページ番号が挿入されます

 

2. 任意の場所にページ番号を配置する

ヘッダーやフッターの任意の場所にページ番号を配置するには、テキストボックスを使います。ページ番号を挿入し、テキストボックスの枠線を消したあと、ボックスを好みの場所に移動します。ヘッダーやフッターに置くと、全ページにページ番号が表示されますが、編集エリアにボックスを置くと、そのページだけにページ番号が表示されます。ここでは、ヘッダーにページ番号を挿入します。

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↑ ヘッダーをダブルクリックしてヘッダー編集画面を表示し、「挿入」タブ → 「図形」ボタン → 「テキストボックス」をクリック。ヘッダー編集画面内でドラッグしてテキストボックスを作成します

 

ヘッダー編集画面にテキストボックスが作成されます。

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↑ 「挿入」タブ → 「ページ番号」ボタン → 「現在の位置」をクリックし、スタイルを選択します

 

テキストボックス内にページ番号が挿入されます。

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↑ テキストボックスが選択されていることを確認し、「書式」タブ → 「図形の枠線」の「▼」ボタン → 「枠線なし」をクリックします

 

テキストボックスの枠線が消えます。

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↑ テキストボックスの枠線(点線)をドラッグします

 

テキストボックスを使って、任意の場所にページ番号を置いてみましょう。

 

いかがでしたでしょうか。入力時にイライラすることなくスムーズに作業が行えるようになるので、ぜひマスターしてみてください。

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