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2015/11/20 11:55

【再確認シリーズ】知らないと恥をかく! 超基本のビジネスマナー「電話編」

ビジネスマンであれば「ビジネスマナー」というものはより多くおさえておきたいところですね。

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「メール編」と「電話編」と「名刺交換編」の3つに分けて“おさえておけば間違いないビジネスマナー”をご紹介するこのシリーズ。

 

今回は「電話の応対に関する重要なビジネスマナー」をお伝えしたいと思います。

 

 

【再確認1】まず最優先にメモをとる。デジタル端末を駆使するのも手

何と言ってもまず欠かせないのが「メモを取ること」。

 

利き手にペンを持ちもう片方の手に受話器を持って応対するのが最も一般的で、メモを取る際には「いつ」「どこで」「何を」「誰が」「なぜ」「どのように」「どのくらい」もしくは「いくらか」という「5W2H」をおさえておけば的確に電話の内容を把握することができます。

 

GetNavi的にはタブレット端末+携帯電話(会社携帯)の組み合わせもオススメ。携帯電話で話しながら、タブレットでメモを取り、それをそのままクラウド系サービスに同期したり、自分の会社メールに送ったりすれば、メモを打ち直す必要がなくなります。

 

 

【再確認2】要点を聞き取ったときは復唱を欠かさずに

日程や時間、物の価格や他の人に伝えるべきこと、このような電話の要点を相手が話した時には、間違いを未然に防ぐために復唱を欠かさないようにしましょう。

 

その際は「復唱いたします。」「繰り返します。」などの断りを入れるのが適切です。特にメールアドレスは聞き間違いがおきやすいので、注意が必要です(手書きでアドレスのメモをとった場合は、ハイフンとアンダーバーがあとで見返すとどちらかわからなくなる場合があるのでご注意)。

 

 

【再確認3】近くの人に取り次ぐ場合でも保留ボタンを

隣のデスクの人に取り次ぐ場合や何かを伝える場合、マイク部分を押さえてしまう事がありますが、これは相手にノイズが入ってしまう事があるので控えましょう。

 

また、取り次ぎを受けた際でも3コール以内に受話器を取るようにしたいですね。

 

 

【再確認4】電話を切る際は相手にノイズが聞こえないように

マイクを押さえる際でもありましたが、電話を切る際の「ガチャ」という音は極力残さないようにしましょう。

 

電話を切る順番でも、先に切るのは原則的にはかけた側で、目上の人にかけた場合は相手が切るのを待ってから終話した方が良いとされています。

 

 

以上が「電話の応対に関する重要なビジネスマナー」となっています。

 

行動的なマナーが身に付いたら声のトーンや音量などにも気を付けて、相手に良い印象を持ってもらえるようにしたいですね。

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