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エクセル時短術
2018/9/7 19:00

【エクセル時短術】「重複入力」を回避すれば凡ミスが激減する

リストの入力でよく起きるのが重複入力でしょう。入力したあと重複をチェックすることもできますが、入力する際「入力済み」の警告を表示できれば効率的ですよね。この自動警告は、「データの入力規則」を使い、入力済みのデータと同じものを入力しようとしたら表示します。データの重複チェックは、COUNTIF関数を使います。

 

入力済みデータと同じものを入力する際にエラーを表示する

入力しようとするデータが入力済みかどうかは、COUNTIF関数でチェックします。計算結果が2以上の場合は同じデータがあり、1の場合はデータが1つだけです。「データの入力規則」で1の場合だけ入力を許可し、それ以外では入力を制限します。この際、エラーの原因がわかるメッセージを表示させるのがポイントです。

↑ 入力をチェックする列を選択しします(ここではA列)

 

↑「データ」タブの「データの入力規則」ボタンをクリックします

 

「データの入力規則」画面が表示されます。

↑ 「設定」タブの「入力値の種類」欄で「ユーザー設定」を選択し、「数式」欄に「=COUNTIF(A:A,A1)=1」を入力します。「A:A」はA列を示します

 

↑「エラーメッセージ」タブに切り替え、「タイトル」欄と「エラーメッセージ」欄に入力し、「OK」ボタンをクリックします

 

A列のセルに「データの入力規則」が設定されます。同じデータを入力しようとすると、エラーメッセージが表示されます。

↑ 入力済みのデータと同じものを入力使用とすると、エラーが表示されます

 

重複入力を防ぐワザはいかがでしょうか。リスト入力では欠かせないテクニックです。覚えておきましょう。

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