ビジネス
ワード活用術
2016/8/25 16:00

【ワード使い方講座】ビジネスマンなら覚えておきたい重要文書を守るワザ3選

このコーナーでは、ワードのいまさら聞けない基本機能や、仕事がはかどる達人ワザなど、オフィスワークに役立つ情報を紹介します。

 

社外秘などの重要文書を管理する場合、文書の重要度や使用頻度によって管理方法は異なります。ワードで保護する場合も同様です。厳格に管理するなら読み取りパスワードで保護し、一部の更新を許可するなら編集制限を設定します。印刷して配布する場合は、「社外秘」などと透かしを入れることもできます。ここでは、文書の保護テクニックを紹介しましょう。

 

1.読み取りパスワードで保護する

「読み取りパスワード」とは、文書を開くときに入力するパスワードのこと。パスワードは、「名前を付けて保存」画面から「全般オプション」を選択して設定します。文書を編集するための書き込みパスワードを設定することも可能です。パスワードを忘れると、文書を開くことができなくなるので、忘れずに控えておきましょう。

015-01
↑ 「ファイル」タブ → 「名前を付けて保存」 → 「参照」をクリックします。ワード2010では、「ファイル」」タブ → 「名前を付けて保存」をクリックします

 

「名前を付けて保存」画面が表示されます。

015-02
↑ ファイル名を入力し、「ツール」 → 「全般オプション」をクリックします

 

「全般オプション」画面が表示されます。

015-03
↑ 「読み取りパスワード」欄にパスワードを入力し、「OK」ボタンをクリックします。書き込みパスワードや読み取り専用を設定することもできます

 

「パスワードの確認」画面が表示されたら、同じパスワードを入力し、「名前を付けて保存」画面に戻ったら「保存」ボタンをクリックして保存しましょう。文書を開く際は設定した読み取りパスワードを入力します。

 

2.編集制限を設定する

「編集制限」とは、文書を編集する機能を制限すること。文書の一部だけを更新できるように設定するほか、利用できる書式を制限することも可能です。ここでは、文書の一部だけを更新できるように設定しましょう。

015-04
↑ 「校閲」タブの「編集の制限」ボタンをクリック

 

「編集の制限」画面で「ユーザーに許可する編集の種類を指定する」にチェックを入れ、「変更不可(読み取り専用)」を選択します。次に、更新してもよい部分を選択したら、「すべてのユーザー」にチェックを入れ、「はい、保護を開始します」ボタンをクリックします。「保護の開始」画面が表示されますので、複数の箇所を選択する場合は、Ctrlキーを押しながらドラッグして追加します。

 

015-05
↑ パスワードを入力し、「OK」ボタンをクリックします。パスワードは必須ではありません

 

更新できる部分が[ ]で囲まれ、このほかの部分は更新できなくなります。編集制限を中止する場合は、「保護の中止」ボタンをクリックします。

 

3.「社外秘」の透かしを入れる

透かしを入れるには、ワード2016/2013では「デザイン」タブの「透かし」ボタンから文字を選択します。ワード2010では「ページレイアウト」タブの「透かし」ボタンを使います。

015-06
↑ 「デザイン」タブ → 「透かし」ボタンをクリックし、「社外秘」などの文字を選択します。ワード2010では、[ページレイアウト]タブ → 「透かし」ボタンをクリックします

 

透かしが入ります。透かしをやめる場合は、「デザイン」タブ → 「透かし」ボタン → 「透かしの削除」をクリックします。

 

重要文書を保護するテクニックをいくつか覚えておき、保護する内容に合わせて使い分けてみましょう。

 

意外と知らないワードの便利ワザやなどはこちらで紹介しています。

関連記事はコチラ

TAG
SHARE ON