ビジネス
ワード活用術
2018/8/29 18:00

【ワード】文書を効率よく二次利用する3つワザ。別名で保存/マーキング/隠し文字でメモ

一度作成した文書は、使い回すのが効率的なビジネスの定石です。同じような見積書を作成する際、以前の文書をもとに必要な箇所だけを変更すれば、すばやく作業が進みます。このとき、文書を別名で保存するにはF12キーがオススメ。一発で「名前を付けて保存」画面を表示できます。

 

また、同じような文書を作成する際、変更する日付や顧客名にマーキングしておけば、更新忘れを回避できます。印刷する前にマーキングの表示をオフにするのがポイント。使い回す際、文書にメモを残しておけば情報の散逸を防ぐことが可能です。このメモを印刷したくないときは、隠し文字に設定すれば印刷されません

 

それぞれの具体的な手順を見ていきましょう。

 

文書を別名で保存する

文書を別名で保存するには、「名前を付けて保存」画面でファイル名を変更して保存します。この画面を一発で表示するには、F12キーが便利です。

↑文書の編集画面でF12キーを押すと「名前を付けて保存」画面が表示されます

 

この画面で保存場所とファイル名を変えて「保存」ボタンをクリックすれば、別名で保存できます。

 

変更する箇所をマーキングする

文字をマーキングするには、文字を選択し蛍光ペンを使います。マーキングを印刷しない場合は、「Wordのオプション」画面で「蛍光ペンを表示する」をオフにします。

↑マーキングする語句を選択する

 

↑「ホーム」タブで「蛍光ペンの色」ボタンをクリックします。「蛍光ペンの色」の「▼」ボタンをクリックしてメニューから色を選択することもできます

 

文字がマーキングされます。

↑選択した語句がマーキングされます

 

印刷する際、マーキングを非表示にする場合は、「Wordのオプション」画面で設定を変更します。

↑「ファイル」タブ → 「オプション」をクリックして「Wordのオプション」画面を表示し、「表示」をクリックし、「蛍光ペンを表示する」のチェックを外します

 

マーキングが消えます。

↑マーキングが消えます

 

マーキングを表示するときは、「Wordのオプション」画面で「蛍光ペンを表示する」にチェックを入れます。

 

文字を隠し文字に設定する

文字を隠し文字にするには、「フォント」画面で設定します。

↑語句を選択します

 

↑「ホーム」タブで「フォント」ボタンをクリックします

 

「フォント」画面が表示されます。

↑「フォント」タブで「隠し文字」にチェックを入れ、「OK」ボタンをクリックします

 

選択した語句が隠し文字に設定され、点線のアンダーラインが引かれます。

↑隠し文字に設定され、点線のアンダーラインが引かれます

 

隠し文字に設定した語句は印刷されません。

↑印刷すると、隠し文字に設定した語句は印刷されません

 

文書を使い回すワザはいかがでしょうか。大量の文書を扱うビジネスでは必須のテクニックです。マスターしておきましょう。

TAG
SHARE ON