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2016/10/21 6:00

【Word】予測機能よりも早く・正確に! よく使う語句を即座に呼び出す時短ワザ3選

このコーナーでは、ワードのいまさら聞けない基本機能や、仕事がはかどる達人ワザなど、オフィスワークに役立つ情報を紹介します。

 

会社名やクラブ名のような、よく使うけれど何度も入力するのは面倒、といった語句は普段どのように入力していますか。学習機能や予測機能を使っても早く入力できますが、さらに早く、正確に入力するなら単語登録機能やショートカットキー、定型句機能がおすすめです。

 

1. 単語登録をしてキーワードで呼び出す

単語登録をする際は、その語句を呼び出すためのキーワードを「よみ」として指定します。会社名や組織名といった長い語句を登録する場合、覚えやすくて短い読みにしておくと便利です。

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↑ 登録したい語句を選択し、「校閲」タブ → 「日本語入力辞書への単語登録」をクリックします

 

「単語の登録」画面が表示されます。

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↑ 「よみ」欄に読みを入力し、「登録」ボタンをクリックします。読みを短縮している場合は、「短縮よみ」を選択しましょう

 

語句が登録されます。登録した語句は、読みを入力してスペースキーで変換すると入力できます。ここの例で言えば、「がくほ」と入力して変換すれば「株式会社学研ホールディングス」が変換候補に表示されます。

 

2. 記号をショートカットキーに登録する

記号であればショートカットキーに登録し、「Ctrlキー+(任意のキー)」で入力することができます。

 

記号をショートカットキーに登録するには、「記号と特殊文字」画面から「キーボードのユーザー設定」画面を開きます。

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↑ 「挿入」タブ → 「記号と特殊文字」ボタン → 「記号と特殊文字」 → 「その他の記号」をクリックします

 

「記号と特殊文字」画面が表示されます。

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↑ 登録したい記号を選択し、「ショートカットキー」ボタンをクリックします

 

「キーボードのユーザー定義」画面が表示されます。

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↑ 「割り当てるキーを押してください」欄でCtrlキーを押しながら割り当てるキーを押し(ここではCtrlキー+9キー)、「割り当て」ボタンをクリックします。「現在の割り当て」にコマンドが表示されたら、その機能を使わない場合は登録します。使う場合は、ほかのショートカットキーを割り当てます

 

選択した記号がショートカットキーに割り当てられます。記号を呼び出す場合は、登録したショートカットキーを押します(ここの例では「Ctrlキー+9キー」)。

 

3. 定型句に登録して入力する

少し長めの文章や署名などは、定型句に登録するとよいでしょう。単語登録と似ていますが、こちらは呼び出す際に「読み+F3キー」を使います。

 

登録するにはまず語句を選択し、定型句ギャラリーに保存します。

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↑ 登録した語句を選択。「挿入」タブ → 「クイックパーツの表示」 → 「定型句」 → 「選択範囲を定型句ギャラリーに保存」をクリックします

 

「新しい文書パーツの作成」画面が表示されます。

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↑ 「名前」欄に読みを入力し、「OK」ボタンをクリックします。必要に応じて説明を付け足しましょう

 

定型句に登録されます。定型句を入力するときは、読み(名前)を入力し、F3キーを押します。

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↑ 読みを入力し、F3キーを押します

 

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↑ 定型句が入力されます

 

共通のポイントは、短くて覚えやすい、呼び出すのに最適な読みやキーを設定するということです。いったん登録してしまえあとがラクなので、ぜひお試しください。

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