新年度が始まりました。就職や転職、人事異動などをきっかけに環境が変わった、という人も多いはず。そんな今だからこそ、あらためて確認しておきたいのがビジネスマナー。とくに最近は、オンラインでの会議が当たり前になっており、いままでとはちょっと異なる対応が求められています。
直接会うより、はるかにコミュニケーションをとるのが難しいオンラインで、どのようなマナーを踏まえて振る舞えばいいのでしょうか？ 今回は、マナー講師で、マネジメントサポート代表の古谷治子さんに、オンラインミーティングでのビジネスマナーなどについて教えていただきました。
正しいビジネスマナーが、自分自身の武器となる
そもそも、ビジネスマナーにはどういった役割があるのでしょうか？
「ビジネスは人と人とが行うものだからこそ、安心や信頼が必要不可欠です。しかし信用を得たいという気持ちは思っているだけでは伝わらないため、挨拶や表情、言動などといったビジネスマナーを通して表現するんです。
また、コロナ禍でなかなか人に会うことができなくなった今、テレワークなどの柔軟な働き方が浸透しました。自ずと評価の仕方も『出社しなくていいから、やるべきことを自宅でやってください』といった成果主義に変わり、個人の裁量で結果を出さなくてはいけない状況になっています。各々が会社に選ばれる存在を目指す上では、ビジネスマナーが自分自身の価値を高める一種の武器となるんです」（古谷治子さん、以下同）
コロナ禍で、より一層重要なものとなったビジネスマナー。新社会人はもちろん、そのお手本となる先輩社員の皆さんも、今一度自分のマナーを確認しておいて損はありません！ 早速、オンラインミーティングの準備～終了後までのビジネスマナーを総復習していきましょう。
【準備中のマナー】オンラインミーティングの良し悪しは事前準備で決まる！
まずは準備段階で気を付けるべき点について確認していきましょう。
・事前案内
ミーティングの日時が決まったら、主催者側がビデオ会議システムの種類とURLをお知らせしましょう。その際、時間を含めた当日のアジェンダも一緒に送るのがポイント。会議室の予約が必要ないからこそ、ダラダラと続いてしまいがちなオンラインミーティングですが、事前に時間を設定しておくことで、効率的に進められるようになります。相手も前後のスケジュールが立てやすくなるため、より親切な案内と言えます。
・資料の準備
事前に共有する場合には、郵送で送るべきか、メールで送るべきかを確認します。画面共有機能を使うのであれば送付の必要はないですが、資料作りに注意が必要です。スマホなどの小さな画面で参加する人を考慮して、文字数を減らしたり、イラストや図を使ったり、対面以上に見やすい資料作りを心掛けましょう。
・機器の確認
思わぬトラブルでログインできない、声が聞こえない、なんてこともオンラインミーティングならでは。当日に慌てないよう、事前に一度確認しておくようにしましょう。
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・身だしなみ
相手との関係に合わせた服装選びが大切です。親しい間柄であればカジュアルな服装でも良いですが、初対面の場合にはシャツなどのきちんとした格好が好ましいでしょう。また、柄選びにも注意が必要。千鳥格子や細めのストライプなど、画面を通して見ると目がチカチカするような洋服は控えるのがベターです。
「自宅から参加する際はマスクをせず、きちんと顔を見せて参加した方が良いと思います。オフィスから参加する場合など、周りに人がいる状況であればマスクをしたままでも問題ないですが、特徴的な柄や模様など、相手の注意が散漫するようなマスクは避けるべきですね」
・環境
オフィスや自宅から参加する場合、背景は壁やカーテン、障子などが無難です。社内の掲示物や洗濯物など、どうしても関係ないものが映り込んでしまうのであれば、ビデオ会議システムの機能を使ってシンプルな背景に変更します。
また、出先から参加してなくてはならない場合には、人の出入りが少ないカフェやカラオケボックスに入りましょう。古谷さんによると、ホテルのロビーもおすすめなのだとか。「外を走る救急車の音や周りの話し声・音楽が入らない場所が最適です。その点、ホテルは静かで人も少ないので良いと思いますよ。どうしても人の出入りの多い場所で参加せざるを得ない時には、挨拶の際、『雑音が入るかもしれません』と断るようにしましょう」
公共のスペースや施設の共有スペースを利用する場合は、スタッフにことわるか、周囲の状況を見て判断しましょう。
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では、いざミーティングがスタート、となったら、どういった点に気を付ければいいでしょうか？
